Como a comunicação influencia em times ágeis?

Já comentamos antes no blog sobre a importância da comunicação em projetos ágeis. Da mesma forma que ela pode ser sua aliada auxiliando no sucesso das iterações, se não usada adequadamente, poderá ser a grande vilã, liderando o ranking de problemas listados em retrospectivas. Vamos falar um pouco sobre ela? 

Por ARIANE IZAC

 

Na postagem Agilidade Soft kill x Hard Skill a comunicação apareceu diversas vezes relacionada direta e indiretamente com valores e princípios que regem o manifesto ágil. Então, fica a dúvida: se ela está presente em todos valores por que é tão difícil manter uma comunicação eficiente entre os times? Por que a comunicação ainda é pauta de retrospectivas? Por que ainda a comunicação é algo que nos incomoda?

 

comunicação_time_ágil

Representação de falha de comunicação [1]

 

Provavelmente você já viu diversas vezes essa imagem, ela representa muito bem um ruído de comunicação, como podemos fazer algo mirabolante quando o que o cliente queria, ou melhor, precisava, era bem mais simples.

 

Mas já pensaram quantos conflitos como estresses, desgastes aconteceram até chegarmos nessa etapa? Por que não simplificamos ao invés de complicar? Não parece mais fácil?

 

Então, vamos começar logo com definições:

 

Comunicação

 

“A essência da palavra “Comunicação” se traduz em “Tornar comum”. É através do ato de se comunicar que os seres humanos podem expressar seus sentimentos, pensamentos, e obter respostas, ou seja se relacionar com o meio em que vivem. Apesar da fala ser um forte elemento na assimilação de informações e interação com o(s) outro(s) indivíduo(s), há outros recursos importantes que uma pessoa utiliza para se comunicar, tais como gestos, sorrisos, cores, expressões faciais, olhares, sons e melodias, choro… até mesmo a respiração fora do ritmo natural de uma pessoa pode trazer diversos significados.” [2]

 

O que me chamou atenção nessa definição foi o termo “tornar comum”. Sendo assim, independente do meio de comunicação, na fala ou escrita , o objetivo é transmitir uma informação para que ela torne-se comum entre transmissor e receptor, equalizando o conhecimento sobre aquele tópico.

 

É importante ressaltar que é preciso considerar que você transmitir uma informação não significa que o outro vai entender exatamente o que você gostaria de passar. Existem muitos fatores, tanto do lado do locutor quanto do interlocutor, que precisam ser considerados e que podem causar ruídos nessa comunicação.

 

ruído_comunicação

 

E você já se sentiu em um time em que parecia que o desenvolvedor falava japonês, o testador alemão, o P.O. grego? Cada um entendendo de uma forma diferente o que deve ser desenvolvido.

 

Quem nunca descobriu uma mudança de comportamento do software o qual foi combinado entre P.O. e desenvolvedor após ter iniciado o teste? Detalhe, isso depois de tentar reproduzir o erro e registrar evidências, ou seja, tempo perdido por falta de comunicação.

 

Quanto mais pessoas envolvidas, mais comunicar-se é um desafio. Como transmitir a informação para várias pessoas em algum grupo ou obter uma informação importante quando trabalhamos com um grupo maior?

 

Ausência de comunicação também é um ruído, silencioso, mas não deixa de ser um problema.

 

Qual melhor forma de se comunicar? O que posso fazer para melhorar meus gaps de comunicação? Não só como transmissor mas como receptor também.

 

Diante dessas indagações, convidei quem entende do assunto para falar sobre isso. Eles trarão uma visão baseada na experiência deles em trabalhar com times diferentes e como lidar com isso. Aproveite as dicas que esses “experts” trouxeram para gente:

 

Lisa Crispin

Uma das autoras do livro “Agile Testing: A Practical Guide for Testers and Agile Teams”

 

– In your experience, what kinds of communication problems can emerge with agile teams?

– How to deal with communications gaps?

“Origins of communication problems in agile: Before we heard the word “agile”, our teams already had big communication problems. We had silos – development here, testing/QA over there, database on another separate team, and so on.

By forming cross-functional teams, we reduce the number of handoffs from one team to another, we reduce the time we wait to get answers or help from another team – because we should have just about everyone we need, every skill set, on our delivery team.

The transition is difficult though. Testers who worked in traditional siloed organizations are not used to talking to developers, maybe not used to talking to product people, and vice versa. So we need to support testers, give everyone training about the whole team approach to testing and quality, give the team time to learn and experiment. When you have several teams trying to work together or a large team of > 10 people, it is still hard to communicate. One thing my team is trying now, with good success, is to have cross-team retrospectives where we get into small groups of 4 or 5 people to discuss a challenge or problem area, and think of experiments to help make it better. Then each group reports to the large group what they discussed and what they want to try. We do this all remotely, each person on a headset and video chat, because we have some remote team members. It is proving to be effective in helping us communicate better.

So I guess that includes some tips to improve communications, which was your second question! I also highly recommend pairing, especially strong-style pairing, and mobbing on both programming and testing. Lisi Hocke has some excellent blog posts about both of these topics, and I have some as well on my blog.

Pairing across roles is especially helpful. I pair with developers, designers, product managers.

Also, when we need to plan stories, it works well to get a small cross-functional group together, the “three amigos” idea though you may have more than three. The basic is: one tester, one developer, one product owner. You might also include a designer, a database expert, whatever you need. Use a framework such as example mapping to discuss the goal, business rules, examples of desired and undesired behavior for each story. Note down questions that need answers. Now when you get the whole team together to discuss the story, you already have a good base for shared understanding.“

 

Tradução do trecho da Lisa

 

Origem dos problemas de comunicação no ágil: antes de ouvirmos a palavra “ágil”, nossos times já possuíam grandes problemas de comunicação. Nós tínhamos o silos – desenvolvimento aqui, testes/QA em outro lugar, uma outra equipe separada para banco de dados e assim por diante.

Ao formar times com diferentes skills, nós reduzimos a dependência de um time para o outro, reduzimos o tempo de espera por respostas ou ajuda de outro time, uma vez que, supostamente, temos todos que precisamos, todas as habilidades, em nosso time de desenvolvimento.

Porém, a transição é difícil. Testadores que trabalham em organizações tradicionais não estão acostumados a falar com desenvolvedores, talvez não estejam acostumados a falar com pessoas de negócio, e vice-versa. Então, nós precisamos dar suporte para os testadores, dar treinamento para todos sobre a abordagem de equipe em relação aos testes e qualidade, dar tempo ao time para aprender e experimentar. Quando você tem vários times tentando trabalhar juntos ou um time grande com mais de 10 pessoas, ainda é difícil comunicar-se. Uma coisa que meu time está tentando agora, com sucesso, é fazer retrospectivas entre times cruzados, onde nós formamos pequenos grupos de 4 ou 5 pessoas para discutir um desafio ou uma área problemática, e pensar em experimentos para ajudar a fazer isso melhor. Depois, cada grupo reporta para um grupo maior o que eles discutiram e o que eles querem tentar aplicar. Nós fazemos isso com todos remotamente, cada pessoa no seu fone de ouvido e chamada de vídeo, porque nós temos alguns membros do time remotos. Isso tem provado ser efetivo para ajudar a nos comunicarmos melhor.

Então eu acho que isso inclui algumas dicas para melhorar a comunicação, que foi sua segunda questão! Eu também recomendo fortemente o pareamento, especialmente *”strong-style pairing“*, e pareamento com ambos para codificar e testar. Lisi Hocke tem alguns posts excelentes sobre estes tópicos, e eu também tenho alguns no meu blog.

Paramentos entre funções é especialmente útil. Eu pareio com desenvolvedores, designers, gerentes de produto.

Além disso, quando nós precisamos planejar histórias, funciona bem juntarmos um pequeno grupo de diferentes skills, a ideia de “três amigos”, porém você pode ter mais de 3 pessoas. O básico é: um testador, um desenvolvedor, um PO. Você também pode incluir um designer, um DBA, quem você precisar. Use um framework como exemplo para mapear o objetivo da discussão, regras de negócio, exemplos de comportamento desejados e indesejados para cada história. Anote as perguntas que precisam de respostas.Agora quando você reunir o time todo para discutir a história, você já tem uma boa base para entendimento compartilhado.

 

*”strong-style pairing”* é um pareamento entre desenvolvedor e testador que aqui conhecemos também como dev box testing.

 

André Suman Pereira

Agile Coach – BRQ (Banco Santander)

 

Baseado em sua experiência quais são os motivadores de problemas de comunicação em times ágeis:
“Diz o Manifesto Ágil: O Método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para, e por dentro de um time de desenvolvimento, é através de uma conversa cara a cara. – então pare de arrumar desculpas e coloque seu time lado a lado. Se por alguma boa justificativa é necessário trabalhar com times distribuídos, utilize videoconferência mas faça encontros periódicos da equipe.”


Quais são as dicas que poderia compartilhar conosco para contornar os gaps de comunicação.

“Acho importante trabalhar a confiança, tanto quanto a comunicação. A falta de confiança gera informação desnecessária, as pessoas têm necessidade de documentar informações, pelo receio de ser ‘cobrado’ depois, o que só dificulta a comunicação.”

 

Oscar Correia

Scrum Master – Concrete Solutions

 

Baseado em sua experiência quais são os motivadores de problemas de comunicação em times ágeis:

“Se você colher dados coletados das retrospectivas do time ou de outros times vai notar que o maior problema é a comunicação, seja com o cliente ou interna (nem todos os capítulos ou áreas são ágeis ou desenvolvem o mindset ágil) os motivadores são dos mais diversos como: falta de entrosamento time / cliente, backlog do produto não está refinado, estórias entrando numa Sprint já fechada, deixar de fazer alguns ritos, direcionamento vindo topdown, time sem autonomia ou voz ativa, gerentes sendo carrascos for falta de mindset e não tem perfil de líderes. Esses são os top 10 da lista que mais vejo atualmente.

 

Quais são as dicas que poderia compartilhar conosco para contornar os gaps de comunicação:

“Tenho notado uma mudança na sociedade no geral, tornando as pessoas mais doentes com síndromes, estresse, etc. A Organização mundial de Saúde traz outros dados, que até 2020 todas as pessoas do mundo possuirão pelo menos uma dessas três doenças:

  1. Stress
  2. Ansiedade, ou
  3. Depressão

Ou seja, todos os habitantes da terra possuirão pelo menos uma dessas três doenças. O que quero dizer com isso, que o papel do agilista será deveras importante daqui pra frente, será necessário conhecer gestão de pessoas, PNL (Programação Neuro Lingüística) ou CNV (Comunicação Não Violenta), algumas frustrações geram problemas de comunicação. O agilista terá que engajar essas pessoas, fazer Coaching, Mentoring e ser um facilitador. Desistir no primeiro não, seja do cliente ou de alguém interno na empresa, torna o agilista novato, ele vai precisar ser proficiente ou expert. Vejas quais são as dores do time e corra atrás para sanar os problemas o quanto antes, se estiver fora do seu alcance, precisa levantar a mão e pedir ajuda para aqueles com a maior patente. Depois que apagar o incêndio, já pode tirar o time do diretivo e começar a ir para o evocativo, fazer workshops entre o time, comemorar as vitórias com o time, tudo isso vai ser efetivo para acabar com os gaps de comunicação.”

 

Reinaldo Simizu

Agile Coach – Matera 

 

Baseado em sua experiência quais são os motivadores de problemas de comunicação em times ágeis:

“Tenho transitado por diversas equipes e problemas de comunicação acontecem com frequência, nas mais variadas formas e independente de senioridade.
Vejo inferência demais, muita ansiedade para falar e pouca para ouvir. Um lado acha que falou algo e o outro acha que entendeu, mas não tem a confirmação do entendimento.
Também tem a questão de utilização do canal inadequado, tanto no quesito do grau de urgência, quanto na clareza da comunicação. Quem nunca participou de um time que o coleguinha não quer ligar a câmera na call?
Outro problema é que muitas vezes a intenção é boa, mas a forma utilizada para se comunicar é terrível. Resolver um problema respondendo “Ué, mas como não pensaram nisso antes?”, é transmitir a mensagem de maneira agressiva criando um ambiente de desconfiança insustentável.
São inúmeros os motivos e por isso o tema sempre volta a tona nos momentos de reflexão do time.”

 

Quais são as dicas que poderia compartilhar conosco para contornar os gaps de comunicação.

“Temos que buscar a assertividade na comunicação. Nem passivo, nem agressivo. Não podemos deixar de falar o que precisa ser dito, mas também temos que pensar na melhor forma de transmitir a mensagem com respeito e intuito de melhorar.

Nos times eu costumo usar muita paráfrase para garantir o entendimento, confirmando nas minhas palavras se entendi realmente o que foi transmitido, ou usando algum fluxo ou desenho para resumir e confirmar.

Prefira sempre a conversa face a face, ou se for uma conferência ligue a câmera. A linguagem corporal representa mais que a mensagem e o tom de voz juntas!”

 

Alguns tópicos do que esses experts falaram acima que chamaram atenção e fica de reflexão para gente:

 

  • Pareamento: A Lisa comenta sobre pareamento, essa abordagem é bem interessante para melhorar a comunicação. Já compartilhei sobre esse assunto em alguns eventos, os benefício em aplicar dev box testing, que também ajuda diminuir ruídos de comunicação e estreitar a relação do time desenvolvedor x testador.
  • Confiança: O André comentou sobre a importância da confiança na comunicação.

 

A confiança contribui para que o time trabalhe mais unido. Nesse cenário, a chance da comunicação fluir é bem maior.

 

  • Algumas frustrações geram problemas de comunicação: O Oscar pontuou como nossos problemas\frustrações podem afetar nossa comunicação. Isso nos traz a reflexão de o quanto e como fatores externos podem influenciar a forma que nos comunicamos. Às vezes, olhamos muito para o outro quando falamos de problemas de comunicação, mas e como você tem se comunicado? Será que se comunica olhando mais para você do que para o outro? Transmite a informação da forma que gostaria de ouvir ou de fato você pensa em seu interlocutor?
  • Independente de senioridade: O Reinaldo fez uma colocação bem interessante sobre o problema da comunicação afetar todas senioridades. Isso é muito importante para frisar a questão de não depender de sua experiência ou expertise no assunto técnico, comunicar-se bem trata-se de outras competências a serem desenvolvidas.

 

Conclusão

 

Comunicar-se é uma arte. A interpretação do que é passado é muito importante para garantir que o receptor capte a ideia que o transmissor quer passar.

 

Por isso é tão relevante usar uma linguagem clara e objetiva, lembrando que a linguagem corporal também é importante e pode fazer a diferença.

 

Por fim, ainda seguindo a linha reflexiva, vamos finalizar com algumas tirinhas que serão exemplos a não serem seguidos para uma boa comunicação:

 

Falha_comunicação_ágilExemplos a não serem seguidos de comunicação [1]

 

Dessa forma, outros pontos que vale a pena salientar quando falamos em comunicação e em aprimorá-la:

  • O respeito, por si e pelo outro que está se comunicando
  • Aprender ouvir: escutar o que o outro tem a dizer e mostrar que você de fato  é “todos ouvidos” para ele
  • Interpretação: Ouvir, processar e compreender o que o outro tem a dizer
  • Usar uma linguagem clara e objetiva, falar a língua de seu interlocutor
  • Cuidado: Não dar margem para ambiguidades na informação transmitida
  • Não se precipitar: Não repassar informação sem certificar-se que de fato aquilo acontece, isso pode gerar stress e desgastes desnecessários
  • Pensar e ponderar antes de falar, usar inteligência emocional e não falar sob emoção. Seja racional na comunicação!
  • Pense no outro, use empatia

 

Tem mais alguma dica para compartilhar conosco?

Não deixe de dividir sua experiência nos comentários!

 E para finalizar, vale a pena lembrar que…

Comunicação_agilidade“Quem não se comunica, se trumbica!” [7]

 

 

Referências

[1] http://mmacomunicacao.inf.br/vicios-falhas-e-ruidos-na-comunicacao-saiba-quais-sao-os-mais-comuns-e-como-evita-los/

[2] https://www.infoescola.com/comunicacao/comunicacao/

[3] https://www.fundacaofritzmuller.com.br/site/blog/533-curso-de-comunicacao-assertiva-e-tecnicas-de-apresentacao-esta-com-inscricoes-abertas

[4] http://admufsjcomunicacao.blogspot.com.br/2015/10/ruidos-na-comunicacao.html

[5] https://www.slideshare.net/ArianeIzac/acredite-voc-pode-agilizar-feedbacks-aplicando-dev-box-testing

[6] http://garotaempreende.com.br/post/93885699328/a-import%C3%A2ncia-da-comunica%C3%A7%C3%A3o-em-um-projeto

[7] http://www.empreendedorismorosa.com.br/tag/comunicacao/

 

Links

[1] https://lisacrispin.com/2017/03/16/pairing-learning-across-team/

[2] https://lisacrispin.com/

[3] https://www.slideshare.net/ArianeIzac/acredite-voc-pode-agilizar-feedbacks-aplicando-dev-box-testing

[4] http://www.matera.com/blog/post/agilidade-soft-skills-x-hard-skills

[5] https://lisacrispin.com/2016/10/05/strong-style-pairing-experiences/

Por ARIANE FERREIRA IZAC

Analista apaixonada por testes, dançarina, corredora e colecionadora de viagens! Filha de peixe (jornalista) peixinho (blogueira) é. Meu grupo no LinkedIn só poderia ser "Diário de uma paixão: Teste de Software"

Postado em: 15 de junho de 2018

Confira outros artigos do nosso blog

Agilista: você já pensou em adaptar seus comportamentos para extrair o melhor do seu time?

29 de novembro de 2018

Fernanda Rogge Barbosa

Tudo o que rolou no Agile Brazil 2018!

30 de outubro de 2018

Karina Costa Mineiro

Do Scrum para o Kanban: quais são os desafios dessa transição?

02 de julho de 2018

Reinaldo Simizu

Vamos falar sobre métricas Kanban?

21 de maio de 2018

Ricardo Augusto Shikota

Deixe seu comentário