Conformidade fiscal em instituições financeiras: porque automação e antecipação são críticas agora

As instituições financeiras estão sujeitas a um amplo conjunto de obrigações acessórias e regulatórias, que exigem o envio recorrente de informações a diferentes órgãos fiscalizadores.

Grande parte dessas obrigações envolve o reporte de dados sobre operações, clientes e o cumprimento das exigências legais. 

Embora muitas vezes associadas apenas ao Banco Central, uma parcela relevante desses reportes é direcionada aos órgãos fiscais, especialmente à Receita Federal e aos fiscos estaduais e municipais.

Neste conteúdo, apresentamos as principais informações reportadas pelas instituições financeiras, os desafios da gestão tributária nesse contexto e o papel da automação na redução de riscos operacionais e de não conformidade.

Ao longo deste conteúdo também abordaremos a importância de uma preparação antecipada diante das mudanças previstas com a Reforma Tributária.

Diferença entre Fisco e Banco Central

É fundamental compreender a diferença entre as obrigações destinadas ao Fisco e aquelas direcionadas ao Banco Central.

As informações reportadas ao Fisco estão diretamente relacionadas ao recolhimento de tributos ou ao fornecimento de dados que permitam à administração tributária realizar o cruzamento de informações, com o objetivo de verificar a correta apuração e o pagamento dos impostos devidos.

Por outro lado, os reportes encaminhados ao Banco Central têm como finalidade apoiar a supervisão e a fiscalização do Sistema Financeiro Nacional, permitindo ao órgão acompanhar a solidez, a regularidade das operações e a estabilidade do sistema como um todo.

O cenário atual das obrigações fiscais

Atualmente, as instituições precisam cumprir uma série de obrigações fiscais e acessórias que envolvem apuração, recolhimento de tributos e envio de informações aos fiscos federal e municipal. Entre as principais, destacam-se:

• Apuração e recolhimento de IRPJ e CSLL
• Apuração e recolhimento de PIS e Cofins, por meio da EFD Contribuições
• Retenções de impostos em pagamentos a terceiros, informadas na EFD-Reinf
• Entrega da EFD – Escrituração Fiscal Digital
• Recolhimento do IOF (Imposto sobre Operações Financeiras)
• Recolhimento do ISS e geração das declarações municipais correspondentes
• Envio da e-Financeira, com informações financeiras exigidas pela Receita Federal

Esse conjunto de obrigações exige alto nível de controle, integração de sistemas e consistência das informações reportadas.

As obrigações mudam de acordo com o porte da instituição?

De forma geral, o conjunto de obrigações fiscais não varia significativamente conforme o porte ou o tipo de instituição. Bancos, cooperativas e fintechs estão sujeitos, em essência, às mesmas exigências acessórias e tributos.

O que efetivamente muda são as alíquotas aplicáveis e alguns critérios específicos de enquadramento, o que demanda atenção redobrada na parametrização dos sistemas e nos processos de apuração.

Independentemente do tamanho da instituição, o núcleo da rotina fiscal permanece consistente, abrangendo:

• IRPJ e CSLL
• PIS e Cofins (via EFD Contribuições)
• IOF
• Retenções na fonte reportadas na EFD-Reinf
• Obrigações acessórias como a EFD e a e-Financeira
  
   

Como a diversificação de produtos impacta a conformidade fiscal?

A diversificação do portfólio de produtos, como crédito, pagamentos, investimentos e serviços financeiros em geral, aumenta significativamente a complexidade da conformidade fiscal. Isso ocorre porque cada produto possui regras tributárias próprias, definidas tanto pelo Banco Central quanto pela Receita Federal.

Os tributos incidentes variam conforme a natureza da operação. Produtos de crédito, por exemplo, estão sujeitos a impostos como PIS, Cofins e IOF, enquanto produtos de investimento envolvem a incidência de Imposto de Renda sobre os rendimentos, além de regras específicas de apuração, retenção e reporte.

À medida que novos produtos são adicionados ao portfólio, cresce a necessidade de controles mais sofisticados, capazes de garantir o correto enquadramento tributário de cada operação. Assim, quanto maior a diversificação, maiores são as exigências de compliance regulatório e fiscal.

Existe um “ponto de virada” que exige estruturas mais robustas?

Sim. Esse ponto de virada geralmente ocorre quando a instituição expande sua operação, amplia sua base de clientes e diversifica seus produtos. Nesse estágio, os controles tributários deixam de ser simples e as planilhas passam a não ser mais suficientes para garantir acurácia, rastreabilidade e conformidade.

A partir desse momento, torna-se indispensável a adoção de sistemas automatizados, capazes de suportar o aumento do volume de operações, a complexidade regulatória e a necessidade de integração entre áreas.

Por isso, planos de crescimento devem vir acompanhados de estratégias de automação e fortalecimento dos processos fiscais e de compliance, garantindo que a evolução do negócio ocorra de forma sustentável e em conformidade com as exigências regulatórias.

Onde estão os maiores riscos de não conformidade fiscal?

Nas instituições financeiras, as obrigações acessórias mais críticas geralmente são aquelas diretamente ligadas ao recolhimento de tributos. Isso porque atrasos na entrega ou no pagamento costumam gerar multas automáticas, aumentando a exposição a riscos fiscais e financeiros.

Mesmo quando os valores apurados estão corretos, o simples descumprimento dos prazos já é suficiente para caracterizar a não conformidade.

Esse cenário se torna mais comum à medida que a operação cresce, o volume de informações aumenta e os processos passam a depender de múltiplas áreas, sistemas e consolidações manuais. Sem automação, o risco de perda de prazo se multiplica.

Mas o risco fiscal não se limita ao cumprimento de prazos.
Mesmo quando as obrigações são entregues dentro do calendário, inconsistências nos dados utilizados nos reportes podem gerar questionamentos, retrabalho e exposição regulatória.

Essas divergências normalmente têm origem nos dados de entrada. Ambientes que dependem de eventos manuais ou exceções fora do fluxo padrão tendem a concentrar a maior parte do problema.

Esses desvios dificultam a padronização, comprometem a rastreabilidade das informações e aumentam o esforço de conciliação, especialmente em momentos de fechamento ou fiscalização.

O que auditorias e fiscalizações realmente avaliam?

Em auditorias e fiscalizações, o foco não está apenas no valor final do imposto declarado ou recolhido. Os órgãos fiscalizadores analisam com atenção:

• A exatidão dos dados utilizados na apuração
• A rastreabilidade das informações, desde a origem até o reporte
• O fluxo dos processos que geram cada obrigação acessória

Ou seja, não basta “chegar ao número correto”. É fundamental conseguir demonstrar como esse número foi construído, com processos claros, controles consistentes e documentação adequada.

Automação como pilar de rastreabilidade e preparação para mudanças regulatórias

Para garantir rastreabilidade e consistência das informações fiscais ao longo do tempo, é fundamental que os dados estejam registrados e tratados em sistemas automatizados de controle. 

A automação reduz a dependência de intervenções manuais, diminui o risco de erros e permite que cada informação possa ser rastreada desde sua origem até o reporte final.

Além disso, um controle rigoroso do calendário fiscal,  que contemple prazos de apuração, recolhimento e entrega das obrigações acessórias, é indispensável para evitar atrasos e penalidades. Sistemas automatizados ajudam não apenas na execução, mas também no monitoramento contínuo dessas obrigações.

Estruturas flexíveis para um ambiente regulatório em constante mudança

Diante de mudanças frequentes na legislação fiscal, como as que já se desenham com a Reforma Tributária, as instituições precisam evitar estruturas engessadas. 

A melhor preparação passa pela criação de fluxos de processos de negócio simples, bem documentados e revisados sempre que houver alterações regulatórias.

Processos claros facilitam ajustes, reduzem o impacto das mudanças e aceleram a adaptação dos sistemas e controles internos.

Paralelamente, é essencial que o time responsável pelo compliance regulatório e fiscal esteja continuamente capacitado e atualizado, garantindo a correta interpretação das normas e sua aplicação prática no dia a dia da operação.

Automação, pessoas e processos como estratégia de longo prazo

A combinação entre tecnologia, processos bem definidos e equipes preparadas é o que permite às instituições financeiras sustentar o crescimento com segurança regulatória. 

Mais do que uma iniciativa operacional, a automação se consolida como um elemento estratégico para reduzir riscos, ganhar eficiência e preparar a organização para um cenário tributário cada vez mais complexo e dinâmico.

Como a automação fortalece a conformidade fiscal?

A automação contribui diretamente para a conformidade fiscal ao permitir o tratamento correto e padronizado dos dados envolvidos nos processos tributários.

Sistemas automatizados modernos contam com validadores de regras fiscais, que ajudam a garantir que as informações reportadas estejam aderentes às exigências da Receita Federal, reduzindo o risco de críticas, rejeições ou questionamentos nos ambientes de entrega.

Além disso, a automação reduz significativamente o tempo necessário para a geração das obrigações acessórias, bem como para a apuração e o recolhimento de tributos. Isso diminui a pressão sobre as equipes, reduz a dependência de esforços manuais e contribui para o cumprimento consistente dos prazos legais.

Reforma Tributária: um novo desafio para a conformidade fiscal

A Reforma Tributária representa um dos maiores desafios recentes para a conformidade fiscal das instituições financeiras. Mais do que ajustes pontuais, trata-se de uma mudança estrutural, que impacta conceitos de negócio, processos operacionais e arquitetura tecnológica.

Ao acompanhar o mercado, observa-se que muitas empresas ainda atuam de forma reativa, ajustando seus processos à medida que as mudanças avançam. Por outro lado, algumas instituições já adotaram uma postura mais estratégica, buscando se antecipar aos impactos da reforma.

Antecipação como diferencial competitivo

As organizações que estão mais avançadas na preparação para a Reforma Tributária têm investido em iniciativas como:

• Contratação de consultorias especializadas para mapear impactos regulatórios
• Revisão e criação de novos fluxos de trabalho tributários
• Capacitação das equipes responsáveis pelo compliance fiscal
• Desenvolvimento de novas políticas tributárias
• Projetos de tecnologia, tanto internos quanto com fornecedores externos

Essas ações permitem que a instituição entenda previamente os impactos da reforma, reduza riscos e evite correções emergenciais no futuro.

O que diferencia instituições bem preparadas em fiscalizações?

As instituições que passam por fiscalizações de forma mais tranquila compartilham algumas boas práticas claras. 

Elas se antecipam às alterações regulatórias, mantêm seus sistemas automatizados atualizados e acompanham continuamente as mudanças legais.

Além disso, conseguem prever impactos antes da entrada em vigor das novas regras, o que facilita ajustes operacionais, testes de sistemas e adequações de processos com menor pressão de prazo.

Um alerta final: a Reforma Tributária não é apenas fiscal

A principal recomendação para as instituições financeiras é encarar a Reforma Tributária como uma revolução que vai além do aspecto fiscal. Ela exige mudanças em tecnologia, governança, processos e na forma como os dados são tratados ao longo de toda a operação.

Para estar preparada, a instituição precisa se antecipar em seus projetos, contar com apoio especializado e, sobretudo, avaliar o nível de maturidade de seus fornecedores de software tributário. Entender como esses parceiros estão se adaptando e quais soluções estão sendo desenvolvidas será decisivo para atravessar esse novo cenário com segurança e conformidade.

Sua operação em conformidade Fiscal e Regulatória

Diante das transformações da Reforma Tributária, sua instituição não precisa apenas de um software, mas de uma arquitetura regulatória robusta. 

A Matera garante que sua operação evolua junto com a lei, cobrindo todas as obrigações críticas da Receita Federal (EFD, Reinf, E-Financeira) às exigências Municipais (ISS/DES-IF) e Contábeis (COSIF/ECD). 

Não espere a mudança chegar para reagir; garanta a robustez que já sustenta os maiores players do mercado e mantenha seu foco no crescimento, enquanto nós cuidamos da conformidade.

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Conclusão

Se a sua instituição financeira ainda não iniciou um movimento estruturado de preparação, o momento é agora. 

As mudanças trazidas pela Reforma Tributária exigem antecipação, planejamento e decisões estratégicas. 

Instituições mais proativas já estão contratando consultorias especializadas para mapear impactos, redesenhar fluxos de trabalho, revisar políticas tributárias e capacitar seus times fiscais e de compliance. Em paralelo, estão avaliando a maturidade de seus sistemas e fornecedores de tecnologia para garantir que a automação acompanhe as novas exigências regulatórias.

Postergar esse movimento significa assumir riscos maiores de não conformidade, retrabalho e perda de eficiência. Antecipar-se, por outro lado, permite atravessar esse novo cenário com mais controle, previsibilidade e segurança regulatória.